こんにちは、グスクード社会保険労務士法人です。

さっそくですが、皆さまの事業所でシフト制で勤務されている従業員はいらっしゃいますか？
今回は、シフト表の管理の重要性についてご案内いたします。
シフト表の運用慣れているから大丈夫だよと思われる方多くいらっしゃるかと思いますが、今一度おさらいしましょう！

いわゆる「シフト制」とは、雇用契約の締結時点では労働日や勤務時間を定めず、一定期間（１週間や１か月など）ごとに作成されるシフト表などで具体的な労働日や労働時間が確定するような勤務形態を指します。

シフト表は事業所の管理者が作成し、従業員へ周知することが多いかと思いますが、周知して終わりではなく、残せる形で管理することが大切です。
カレンダーで予定を共有できるアプリやグループLINEでシフト表を周知していたりしませんか？
そのような便利なツールを使用すれば速く確実に周知できるかと思いますが、シフト表は単なる連絡事項ではなく、労務管理の基礎となります。

労働基準法の第15条では、始業・終業時刻、休憩、休日、交替制などの重要な労働条件は明示が必要とされ、
出力して書面化できることが前提になっています。
つまり、アプリやLINEは便利な伝達手段ではあっても、それだけで十分とは言い切れず、
確定版を紙やPDFなどの形で保存できる運用が必要となります。

特に、1か月単位の変形労働時間制（※）では、シフト表を「残す」ことが重要となります。
厚生労働省は、対象期間のすべての労働日と各日の労働時間を、シフト表や会社カレンダーなどであらかじめ具体的に定める必要があるとしており、
いったん特定した労働日や労働時間を変更することは原則できないとしています。
だからこそ、月初前に確定したシフト表を作成し、誰が、いつ、どの勤務予定だったのかを書類として残しておくことが欠かせません。
これが曖昧だと、時間外労働や休日労働、欠勤なのかどうかの判断ができず、結果として未払い賃金発生などのリスクが発生します。

※1か月以内の一定の期間を平均し、1週間の労働時間が40時間(特例措置対象事業場は44時間)以下の範囲内において、
1日及び1週間の法定労働時間を超えて労働させることができる制度

さらに事業主には、労働日ごとの始業・終業時刻を確認し記録する責務があり、労働関係の重要書類には保存義務もあり、
保存期間は法の本則で5年、当分の間は3年とされています。（労働基準法　第109条、第143条）

シフト表そのものが労基法の条文で名指しされるわけではないのですが、賃金台帳や出勤記録の根拠資料として、確定版を残しておくことが重要です。
シフト表を従業員へ共有して完了ではなく、「保管」までを一体で考えることが、法令順守と従業員が安心して働ける職場づくりの第一歩となります。

紙やExcelでシフト表作成や管理に手間がかかっている方、勤怠システムを利用してシフト表を作成・周知・管理を行いませんか？
グスクードは、勤怠・労務管理システムの最適化コンサルティングを行っており、シフト管理含む勤怠システムをご案内可能です。
ぜひお気軽にお問合せください。